En aquests moments tan crítics a nivell sanitari, però també econòmic, social, laboral i psicològic, el teletreball s’ha imposat com a solució per a què molts puguem seguir amb la nostra activitat professional. Un cop més, la tecnologia ens ajuda a superar-nos, permetent-nos transcendir les barreres del temps i, sobretot, de l’espai sense sortir de casa. Per a molts serà la primera experiència de teletreball i des d’aquest blog us volem donar alguns consells.

A l’hora de teletreballar no només són importants els recursos que utilitzem, també i de manera essencial, ho seran els nostres hàbits i les rutines que adoptem per a fer-ho. Per això, us volem fer alguns apunts en referència a la “higiene laboral” que podeu aplicar si no ho esteu fent.

CONSELLS

  • Tenir cura de l’espai de treball

Es recomana destinar un espai a casa com a àrea de treball, que sigui sempre el mateix i que tingui les millors condicions quan a il·luminació, ventilació o temperatura. Tant com ens sigui possible, és clar. Recordar que la pantalla hauria d’estar a l’alçada dels ulls i mirar de mantenir una bona postura corporal. Si no tenim prou llum natural, caldrà complementar amb una làmpada de sobretaula o escriptori. Una alternativa casolana pels reposa-peus pot ser fer servir una capça de sabates, per exemple.

  • Marcar-se i complir un horari de treball

Tot i que el teletreball molts cops ens permetrà una certa flexibilitat, és important complir amb els horaris, tant si ens venen marcats per l’empresa com si ens els hem de fixar nosaltres mateixos. Evitar massa distraccions dins del possible i fer petites pauses durant la jornada, per moure’ns una mica i desconnectar.

  • Preparar-se per treballar

Aquest punt és especialment important per al benestar, la salut mental i la concentració. Es tracta de conservar l’hàbit de llevar-se una estona abans de començar a treballar i preparar-se tal com faríem si haguéssim d’anar a l’oficina. Esmorzar, dutxar-se, canviar-se de roba… Si bé, podem fer servir roba més còmoda per estar a casa, cal evitar treballar amb pijama.

  • Reunions virtuals

Avui en dia disposem de recursos diversos per a reunir-nos des de casa. És molt recomanable fer-ho de tant en tant, mitjançant vídeo-trucada, ni que sigui amb un company. Ens ajudarà a comunicar-nos millor i sentir-nos més propers. Per això, vigileu com aneu vestits i que es veu de fons durant les reunions.

  • Especial atenció a la comunicació

La comunicació no verbal és un factor molt important per tal que els missatges arribin correctament. Hem de tenir present que aquest és un dels elements que trobarem a faltar quan teletreballem. Per això caldrà mirar de comunicar de la millor manera, amb missatges clars i el més senzills possibles, evitant ambigüitats i sent assertius quan als terminis i els requeriments. Les persones que hagin de dirigir equips s’hauran d’habituar al treball per objectius, rebaixant el nivell de control i augmentant la confiança en els treballadors.

  • Paciència i adaptació

Per acabar, recordar que molts de nosaltres ens trobem en aquesta situació per primera vegada i necessitarem un temps per a adaptar-nos. El context en què ens trobem, a més, no facilita les coses. Per això, molta paciència, amb els altres però també amb nosaltres mateixos. I molt d’ànim!

TECNOLOGIA

Donats els consells més importants, passem a fer un repàs d’algunes de les eines disponibles per a realitzar teletreball i que ens ajudaran de moltes maneres: a ser més efectius, a treballar en equip, a assegurar la informació, a connectar amb el clients, a tenir una millor experiència de treball…

A dia d’avui, tots estem habituats a treballar en entorns virtuals, fent ús del correu electrònic o les xarxes socials, per exemple. Avui, però, s’obre per a les empreses tot un món de possibilitats per a gestionar la seva productivitat. En el següent llistat trobareu algunes eines:

  • Software per a la connexió remota

Permeten connectar-se en remot al propi ordinador, el del lloc de treball. D’aquesta manera s’assegura una experiència molt propera a estar a l’oficina i es pot tenir accés a tots els programes i documentació necessaris per desenvolupar la feina.

  • Solucions al núvol

En aquest cas, la informació es troba penjada en un espai cloud compartit on els treballadors poden accedir per a treballar. Els arquitectes de núvol (cloud arhitects) treballen per a oferir cada dia solucions més segures i avançades.

  • Plataformes de gestió de trucades telefòniques

Podríem dir que es tracta de centraletes remotes o virtuals que ens ajudaran a gestionar les trucades entrants i sortint des d’un punt comú per a tot l’equip, evitant així l’ús de telèfons personals.

  • Xats privats i de grup

Els xats ajuden a mantenir una comunicació més fluïda entre els membres de l’equip, d’altres equips o amb clients i proveïdors

  • Aplicacions en línia per a la gestió de projectes

Alguns exemples són TAIGA o TRELLO, però hi ha moltes eines que ens poden ajudar a coordinar els projectes, distribuint les tasques, marcant terminis i fent el seguiment necessari. L’avantatge de tenir-los en línia ens permet la deslocalització i l’accés en tot moment a l’estat dels nostres projectes.

  • Documents col·laboratius

Són els documents tipus Google Drive, que inclouen eines ofimàtiques de diferents tipus (càlcul, text, etc.). Permeten generar documents confeccionats i modificats alhora per diferents usuaris, podent fer un seguiment dels canvis i les diferents aportacions. També es poden fer i llegir comentaris.

  • Reunions per vídeo-conferència

Com a exemple, podem parlar de GotoMeeting, però cada cop tenim més eines disponibles, fins i tot les populars Skype o Whatsapp que actualment ens permet fer vídeo-trucades en grup. Ja no cal desplaçar-se per reunir-se i compartir.

  • Xarxes socials

Com estem veient aquests dies, les xarxes són finestres obertes que ens permeten mantenir el contacte amb el món exterior. El component social i psicològic està molt present en aquest cas. Els directes d’Instagram, per exemple, ens fan sentir a prop d’altres, per la simultaneïtat i les sinèrgies que generen. També estan generant noves maneres de treballar i d’oferir serveis.

  • Intranets

La XARXA e-BCN d’ENGINYERS BCN en seria l’exemple. Aquests espais són idonis per a compartir informació i documentació de manera fluïda i organitzada. Integren diferents eines de les comentades anteriorment. Us convidem a connectar-vos i descobrir les seves possibilitats.

  • Campus virtuals i formació en línia

Una de les coses que podem aprofitar per fer durant el confinament i que podran contribuir, de ben segur, de manera notable al nostre benestar psicològic és aprofitar per aprendre. Són incomptables les oportunitats d’aprenentatge en entorns virtuals, també les que ENGINYERS BCN posa a la vostra disposició.

Per ara, podem deixar-ho aquí, tot i que segurament ens haurem deixat coses al tinter. Us animem a què ens comenteu si trobeu a faltar alguna important. I de nou us repetim: paciència i molts ànims!

Cristina Olmos, Departament del Col·legiat, Comunicació i Màrqueting a ENGINYERS BCN.