“El temps és or”. Aquesta expressió és gairebé tan antiga com el mateix concepte “temps”. En una era en què tot va molt de pressa, saber optimitzar la nostra jornada es converteix en una prioritat, en una necessitat real. I d’això, precisament, és del que us parlem en aquest article. Agafeu paper i bolígraf i anoteu els següents consells.

La jornada laboral es compon de nombroses activitats: trucades, missatgeria instantània, correus electrònics, visites, reunions, treball de fons, assumptes que cal atendre de manera urgent… Per això és tan important fer una bona gestió del temps, que es tradueixi en control i aprofitament.

ELS ENEMICS DE LA PRODUCTIVITAT

El temps és potser el més important dels recursos fungibles. A més, no el podem emmagatzemar i el necessitem per a assolir les nostres fites. És justament per això que es considera un recurs que cal gestionar per treure’n el major profit.

Entre els principals anomenats lladres de temps estan les distraccions, com ara els missatges de mòbil i correu electrònic, les connexions a Internet, els sorolls, etc. Tot i que no sempre les podrem evitar, però fer-ne una bona gestió implicarà saber preveure-les i minimitzar-les. Fins i tot existeixen aplicacions per autobloquejar-se les consultes a les xarxes socials.

Per altra banda, la manca de motivació va molt en contra de l’aprofitament del nostre temps i, en molts casos, ens porta a postergar, a posposar els assumptes que menys ens interessen, atenent allò que sí ens agrada. Conèixer les nostres hores de major productivitat i confeccionar la jornada destinant el temps necessari per a aquelles feines que menys ens motiven ens ajudarà a lluitar contra la postergació. També pot ser útil subdividir les tasques i marcar terminis per a cadascuna d’elles.

La improvisació, tot i que també pot esdevenir un enemic, és una moneda de doble cara. Per un costat, ser flexible i saber-se adaptar als imprevistos jugarà a favor de la producció, però confiar massa en la nostra capacitat d’improvisar pot fer-nos perdre temps, energia i, sobretot, qualitat.

Finalment, si bé és bo ser autoexigent, l’excés de perfeccionisme pot bloquejar el nostre avenç i eficiència. Sempre es pot millorar, però de vegades en tindrem prou amb garantir uns mínims de qualitat. Saber prioritzar el que és realment important del que no serà el nostre millor aliat, però d’això en parlarem més endavant.

RECURSOS PER A LA GESTIÓ DEL TEMPS

En l’anterior apartat hem parlat dels entrebancs, ara és el torn dels recursos que ens ajudaran a invertir el nostre temps i energia de la manera més productiva.

Les eines més clàssiques, com els calendaris i agendes, segueixen sent de màxima utilitat, però han millorat notablement les seves funcionalitats. De les agendes de paper hem passat a les digitals, que ens permeten convidar altres persones a un esdeveniment o reunió, compartir calendaris amb el nostre equip, programar sèries d’esdeveniments periòdics o, un dels avenços més destacables, rebre alertes de dates límit, tasques importants, recordatoris, etc.

Potser la manera més indicada de fer una bona planificació de tasques a realitzar partirà d’una simple llista, però no ens serà del tot efectiva si no prioritzem i temporitzem. Aquestes serien les passes següents, per poder decidir com i quan les durem a terme i traslladar-les a l’agenda, individual o compartida.

Què més ens trobem? L’allau informativa que patim al segle XXI ens obliga a gestionar no només el temps, sinó també la informació. Els avenços tecnològics també ens proporcionen nombroses eines que ens poden ajudar. Existeixen aplicacions, disponibles també en versió per a mòbils, com les que proporciona Google o Fedly, per exemple. També podem fer servir gestors d’enllaços o de contrasenyes, útils per a gestionar grans volums d’informació. Les xarxes socials, com LinkedIn o Twitter, poden ser també molt potents en aquest sentit. I, per acabar, dins aquesta capça d’eines, esmentar les aplicacions que ens ajuden a fer anàlisis de la nostra gestió del temps, no aptes per aquells més avesats a la privacitat.

Finalitzant aquest punt cal parlar de la gestió de projectes, una manera de treballar en sí mateixa. Aquest estil de treball pot marcar la diferència, per quan ens permet fer planificacions més acurades, establint objectius, preveient possibles riscos, valorant els recursos disponibles i assignant responsabilitats per a aconseguir el millor resultat en el temps previst.

EL QUE ÉS IMPORTANT I EL QUE ÉS URGENT

Recuperant la necessitat de prioritzar que hem avançat en el primer apartat d’aquest article, és hora d’esmentar la Matriu d’Eisenhower. Aquesta simple matriu ens permet fer una divisió del llistat de tasques en funció de la seva importància i de la seva urgència, cosa que ens ajudarà a establir les prioritats, temporitzar i distribuir el temps de treball.

El primer quadrant ens marcarà aquelles coses que són prioritàries, per quan són important i urgents. En el darrer quadrant, per contra, quedarà aquella feina que hauríem de valorar com a necessària o no, a més de decidir si la podem delegar.

El moment més indicat per a fer la Matriu d’Eisenhower serà un cop tinguem llistades les tasques a desenvolupar i abans de fer la temporització i omplir la nostra agenda.

TEMPS PER PARAR

Després de dedicar una estona del nostre temps a la lectura d’aquest article serà moment d’acabar, però no sense fer un apunt final. Ens referim al fet que, encara que pugui semblar contradictori, de vegades la millor oportunitat d’aprofitar el temps rau en el moment d’aturar-se.

Fer pauses de tant en tant és del tot recomanable. Aquestes petites aturades ajuden a mantenir la concentració durant més estona, si a més van acompanyades de moviment, també contribueixen a vetllar per la salut, tant física com mental.

Avui en dia es parla molt del mindfullness, d’estar present en el aquí i l’ara. Aquesta capacitat esdevindrà crucial per a fer una bona gestió del temps. Té a veure amb l’atenció, amb trencar amb la “rumiació” i l’excés de pensaments, per concentrar-nos exclusivament en allò que estem fent en cada moment. També estaria bé, però, recuperar un antic concepte que de vegades sembla haver caigut en desús: la reflexió.

Prendre temps per a reflexionar sobre el camí que estem fent i sobre com l’estem fent, replantejar objectius, avaluar i, sobretot, planificar seran finalment els factors clau per a una bona gestió del temps.

Cristina Olmos, Departament del Col·legiat, Comunicació i Màrqueting.