1. QUÈ ÉS I QUÈ SUPOSA LA REPRESENTACIÓ?

La representació és una habilitació mitjançant la qual els ciutadans o les persones jurídiques poden atorgar a tercers per actuar en el seu nom en determinats tràmits o actuacions administratives.

La representació pot ser legal, que és la que imposa la Llei (els pares respecte els fills menors d’edat), pot ser orgànica o social (els òrgans socials d’administració), o bé pot ser voluntària que és la que ens trobarem quan un enginyer representi a un client davant les administracions.

Un cop acreditada la representació, les actuacions administratives posteriors s’entenen amb el representant, excepte  manifestació expressa en contra de l’interessat (art. 5.1 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, LPA).

2. QUAN S’HA D’ACREDITAR LA REPRESENTACIÓ?

S’ha d’acreditar la representació per formular sol·licituds, presentar declaracions responsables o comunicacions, interposar recursos, desistir d’accions i renunciar a drets en nom d’una altra persona. Per als actes i gestions de simple tràmit, es presumirà aquella representació (art. 5.3 LPA). En aquests casos és igualment obligatori l’ús de la signatura, no sent suficient la simple identificació (art. 11.2 LPA).

Per tant, si un enginyer pacta amb el client que li gestionarà la tramitació administrativa d’una declaració responsable, comunicació prèvia o llicència, aquell haurà d’acreditar la representació del client davant l’administració pública corresponent.

3. COM ES POT ACREDITAR LA REPRESENTACIÓ?

La representació es podrà acreditar mitjançant qualsevol medi vàlid en Dret que deixi constància fidedigna de la seva existència (autorització, poder notarial, escriptura de constitució de la societat o estatuts socials).

En aquest sentit, s’entendrà acreditada la representació realitzada mitjançant apoderament apud acta efectuat per compareixença personal o compareixença electrònica en la corresponent seu electrònica, o a través de l’acreditació de la seva inscripció en el registre electrònic d’apoderaments de l’Administració Pública competent (art. 5.4 LPA).

A tal efecte, la Llei obliga a cada administració a comptar amb un registre electrònic d’apoderaments (art. 6.1 LPA).

No obstant això, les previsions de la LPA en matèria de registre d’apoderament electrònic no produeixen efectes fins el 2 d’octubre de 2018 (disposició final setena LPA), i no totes les administracions públiques disposen d’aquest registre electrònic d’apoderament i, per tant, no tenen activada la possibilitat de la compareixença electrònica.

4. QUÈ SUCCEEIX AMB ELS OBLIGATS A RELACIONAR-SE ELECTRÒNICAMENT AMB LES ADMINISTRACIONS I LA SEVA REPRESENTACIÓ?

La LPA estableix que les persones físiques podran escollir en tot moment si es comuniquen amb les administracions públiques a través de medis electrònics o no.

Això, sense perjudici de recordar que, reglamentàriament, les administracions poden establir l’obligació de relacionar-se amb elles a través de mitjans electrònics per a determinats procediments i per a certs col·lectius de persones físiques que per raó de la seva capacitat econòmica, tècnica, dedicació professional o altres motius quedi acreditat que tenen accés i disponibilitat dels mitjans electrònics necessaris (art 14.3 – amb caràcter general -; art. 16.5 – presentació de documents – i art. 41 – notificacions electròniques – de la LPA). I compte que la Llei diu “les Administracions “, no el Govern, pel que aquesta obligació pot esdevenir només en determinats territoris o àmbits sectorials.

Tanmateix, hi ha una sèrie de subjectes que estaran en tot cas obligats a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques (art. 14.2 LPA) i són els següents:

  • Les persones jurídiques.
  • Les entitats sense personalitat jurídica.
  • Els qui exerceixin una activitat professional per a la qual es requereixi la col·legiació obligatòria, per als tràmits i actuacions que portin a terme amb les administracions públiques en exercici de l’activitat professional esmentada. En tot cas, dins d’aquest col·lectiu s’hi entenen inclosos els notaris i registradors de la propietat i mercantils.
  • Els qui representin un interessat que estigui obligat a relacionar-se electrònicament amb l’Administració.
  • Els empleats de les administracions públiques per als tràmits i actuacions que efectuïn amb elles per raó de la seva condició d’empleat públic, tal com determini reglamentàriament cada Administració.

Per tant, convindria començar a conscienciar als clients de la necessitat de disposar de signatura electrònica, atès que l’apoderament apud acta electrònic que es realitzi mitjançant compareixença electrònica s’haurà de fer fent ús dels sistemes de signatura previstos en la Llei. Si no s’efectua així, el client i professional s’hauran de desplaçar personalment a les oficines d’assistència en matèria de registres (art. 6.5 i 12 LPA).

5. QUÈ ÉS EL REGISTRE ELECTRÒNIC D’APODERAMENTS?

El Registre Electrònic d’Apoderaments (REA) permet, per medis electrònics, fer constar i gestionar les representacions que els interessats atorguin tercers, amb la finalitat que aquests puguin actuar en el seu nom de forma electrònica davant l’Administració corresponent.

No obstant això, les previsions de la LPA en matèria de registre d’apoderament electrònic no produeixen efectes fins el 2 d’octubre de 2018 (disposició final setena LPA), i no totes les administracions públiques disposen d’aquest registre electrònic d’apoderament i, per tant, no tenen activada la possibilitat de la compareixença electrònica.

Els poders inscrits al registre tenen una validesa determinada màxima de cinc anys a comptar de la data d’inscripció (art. 6.6 LPA).

6. QUINES RESPONSABILITATS ASSUMEIX L’ENGINYER QUE REPRESENTA A UN CLIENT DAVANT LES ADMINISTRACIONS?

En primer lloc, cal tenir present que els efectes jurídics dels actes efectuats pel representant s’imputen al representat (client o altre interessat), com si aquest els hagués realitzat personalment.

En aquest sentit, cal recordar que la inexactitud, falsedat o omissió, de caràcter essencial, de qualsevol dada o informació que s’incorpori a una declaració responsable o a una comunicació determina la impossibilitat de continuar amb l’exercici del dret o activitat afectada des del moment en què es tingui constància d’aquests fets, sense perjudici de les responsabilitats penals, civils o administratives que pertoquin (art. 69.4 LPA).

En el mateix sentit, la Llei estableix que els interessats es responsabilitzen de la veracitat dels documents que presentin (art. 28.7 LPA).

En segon terme, l’enginyer que assumeixi la representació d’un client també ha de ser conscient que les notificacions són vàlides sempre que permetin tenir constància del seu enviament o posada a disposició, de la recepció o l’accés per part de l’interessat o el seu representant (art. 41.1 LPA).

Les notificacions poden ser en paper (art. 42 LPA) o través de mitjans electrònics (art. 43 LPA).

En les notificacions per medis electrònics, es practicaran mitjançant compareixença en la seu electrònica de l’Administració actuant i si això ho assumeix l’enginyer com a representant serà responsable d’estar al cas de les notificacions, tenint present que aquesta notificació s’entén rebutjada quan hagin transcorregut deu dies naturals des de la posada a disposició de la notificació sense que s’accedeixi al seu contingut (art. 43.2 LPA).

Per tant, l’enginyer que representi a un client en un procediment administratiu ha de ser molt curós en aquestes actuacions perquè poden fer responsable al seu client de responsabilitats que, si es consumen, aquest client podrà reclamar una indemnització a l’enginyer pels seus actes o omissions.

Per tant, es considera recomanable que l’enginyer:

  • Signi un document d’autorització que acrediti la representació del client davant l’Administració en el procediment administratiu concret.
  • Documenti els paràmetres generals mitjançant els quals es regirà la seva representació, atès que quedarà obligat a partir d’aquests.
  • Sense perjudici d’això, també seria recomanable documentar de forma individualitzada la voluntat del client en els actes que tinguin especial transcendència, com podria ser interposar recursos, desistir d’accions i renunciar a drets en nom del client en el si del procediment administratiu.

Jordi Barril Romera (jbarril@ebcn.cat). Advocat, Servei d’Assessorament Jurídic del Col·legi.